Central de Ajuda

1. Primeiros passos

O que é a Estecia

Sistema de gestão para clínicas de estética — agenda, prontuário, financeiro e retenção de clientes num só lugar, substituindo planilhas soltas e WhatsApp desorganizado.

Papéis de acesso

• Proprietário — acesso completo, incluindo financeiro e configurações.
• Gestor — mesmo acesso do proprietário no dia a dia (financeiro, comissões, configurações).
• Profissional — agenda, clientes, prontuário. Sem acesso a financeiro.
• Recepção — agenda, cadastro de cliente, catálogos. Sem acesso a financeiro nem ao conteúdo clínico do prontuário.

2. Importando seus dados

Se você já usa outro sistema ou planilha, não precisa recomeçar. A Estecia importa:

• Clientes (nome, telefone, e-mail, data de nascimento, observações)
• Procedimentos (nome, valor, duração, intervalo de retorno recomendado)
• Produtos (nome, preço, estoque)

O processo tem 3 etapas: enviar o arquivo, confirmar quais colunas correspondem a quais campos, e revisar antes de confirmar — nada é gravado até você aprovar. Se algo for importado por engano, o lote inteiro pode ser desfeito (desde que os itens ainda não tenham sido usados em nenhum atendimento ou venda).

3. Agenda

Criando um atendimento

Escolha cliente, procedimento, profissional e horário. O sistema calcula a duração automaticamente a partir do procedimento escolhido.

Conflitos de horário

O sistema nunca permite dois atendimentos no mesmo horário para o mesmo profissional — isso é verificado automaticamente.

Fora do horário de funcionamento

Se você tentar agendar fora do horário configurado, o sistema avisa, mas permite continuar — porque às vezes um encaixe é necessário.

Status do atendimento

Agendado → Confirmado → Concluído. Também é possível marcar Cancelado ou Não Compareceu (No-show).

Confirmação por WhatsApp

Um botão gera uma mensagem pronta para confirmar o horário com o cliente — o envio ainda é manual, feito pela recepção.

4. Clientes e Prontuário

Cadastro

Todo cliente novo exige consentimento de uso de dados (LGPD) no momento do cadastro.

Ficha do cliente

Reúne contato, histórico de atendimentos, e — para proprietário, gestor e profissional — o prontuário clínico: alergias, contraindicações, produtos utilizados durante o atendimento, e fotos antes/depois.

Alerta clínico

Se um cliente tem alergia ou contraindicação registrada, um alerta aparece em destaque sempre que a ficha é aberta — visível a todos os papéis, mas o conteúdo detalhado só é visível a quem tem acesso ao prontuário clínico.

5. Procedimentos e Produtos

Procedimentos

Cadastre o catálogo de serviços da clínica, com preço padrão, duração, e o intervalo recomendado de retorno (usado pela Retenção para avisar quando um cliente está no prazo de manutenção).

Produtos

Cadastre itens de venda (skincare, cosméticos). Se quiser, controle o estoque — cada venda desconta automaticamente a quantidade disponível.

Busca

Ambas as telas têm um campo de busca por nome, útil quando o catálogo crescer.

6. Caixa — o que realmente entrou

Faturado vs. Realizado

“Faturado” é o que foi agendado e concluído — o valor de tabela. “Realizado” é o dinheiro que efetivamente entrou, registrado como pagamento. Os dois números podem ser diferentes, e a Estecia mostra os dois.

Registrando um recebimento

Escolha o atendimento pendente, a forma de pagamento (dinheiro, PIX, débito, crédito, etc.) e o valor. É possível registrar pagamento parcial ou dividido em mais de uma forma (ex: parte em dinheiro, parte no cartão).

Vendendo um produto

Pode ser feito direto na tela de Caixa ou na ficha do cliente. O pagamento da venda segue o mesmo fluxo de registro.

Estornando um pagamento

Se um pagamento foi registrado por engano, ele pode ser estornado (nunca apagado) — o atendimento volta a aparecer como pendente.

Consultando por período

Escolha qualquer intervalo de datas, não só o mês corrente. Exporte em CSV ou gere uma versão para impressão/PDF.

7. Comissões

Como é calculada

Cada profissional tem um percentual de comissão configurado (em Equipe). A comissão de cada atendimento é calculada automaticamente sobre o valor do procedimento.

Fechamento mensal

Veja o total devido a cada profissional no mês, o detalhamento por atendimento, e marque como pago — individualmente ou todos de uma vez.

Exportação

Baixe um CSV do fechamento do mês para conferência ou registro.

8. Retenção de Clientes

Três listas automáticas:

• Previsão de manutenção — clientes que estão no prazo (ou passaram do prazo) de retorno de um procedimento.
• Sem retorno — clientes sem nenhum atendimento há um número de dias configurável.
• Orçamentos em aberto — orçamentos que ainda não viraram atendimento.

Cada linha tem um botão de contato via WhatsApp, com mensagem já personalizada. É possível selecionar várias linhas de uma vez para agilizar o contato (o envio continua sendo manual, um clique por pessoa).

9. Equipe e Horários

Equipe

Cadastre profissionais, defina o papel de cada um, e configure o percentual de comissão.

Horários

Configure o horário de funcionamento da clínica por dia da semana, incluindo intervalo de almoço. Cada profissional pode seguir o horário da clínica ou ter um horário próprio.

10. Configurações

Identidade visual

Suba a logo da sua clínica — ela substitui a identidade padrão da Estecia dentro do sistema, para todos que acessam sua clínica.

11. Perguntas frequentes